Joanna Krzemińska

Instytut Geodezji i Kartografii
Ośrodek Certyfikowania Jakości w Geodezji i Kartografii

Jak uzyskać certyfikat ISO w ośrodku certyfikowania jakości w geodezji i kartografii IGIK
(komunikat).

1. Firma, która posiada wdrożony system zarządzania jakością (czyli ma określoną politykę jakości, posiada księgę jakości, procedury) i jest zainteresowana uzyskaniem certyfikatu w OCJ IGiK powinna zgłosić się po następujące dokumenty:
   • kwestionariusz rejestracyjny
   • wniosek o certyfikację
   • formularz umowy
   Na miejscu jest również możliwość zapoznania się z opłatami dotyczącymi procesu certyfikacji a także opłatami związanymi z późniejszym nadzorem.
2. Rozpoczęcie procesu certyfikacji następuje w momencie złożenia przez klienta wypełnionego wniosku o certyfikację i kwestionariusza wraz z załączonymi dokumentami systemowymi (księga jakości, procedury).
   Konieczne jest także podpisanie umowy oraz wniesienie opłaty wstępnej.
3. Kolejny krok to formalne sprawdzenie poprawności zapisów i kompletności załączonej dokumentacji przez pracownika OCJ. W przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji następuje rejestracja wniosku. Jeśli weryfikacja wypadnie negatywnie to w zależności od sytuacji prosi się klienta o korektę złożonych dokumentów bądź odrzuca wniosek.
4. Ustalenie składu auditorów to kolejny etap przygotowań do auditu. Ośrodek przedstawia do akceptacji klientowi skład zespołu auditorów, którzy dokonają merytorycznej oceny dokumentacji i przeprowadzają audit na miejscu u klienta.
5. Termin auditu uzgadnia się pomiędzy auditowaną organizacją, zespołem auditorów a Ośrodkiem. Przed auditem klient otrzymuje plan auditu sporządzony przez auditora wiodącego, odpowiedzialnego za przebieg całej wizytacji. Przed rozpoczęciem działań auditowych klient zobowiązany jest do uiszczenia pozostałych opłat.
6. Przebieg auditu :
   • Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym na miejscu u klienta. W spotkaniu tym uczestniczy zespół auditorów oraz przedstawiciele strony auditowanej. Na spotkaniu omawia się wszelkie sprawy organizacyjne.
   • Podczas wykonywania działań auditowych auditorzy przeprowadzają badania zgodności poszczególnych elementów systemu z odpowiednimi dokumentami odniesienia (w tym przypadku z normą PN-EN ISO 9001: 2001 "Systemy zarządzania jakością. Wymagania" i z dokumentami systemowymi).
   • Wykryte podczas działań auditowych ewentualne niezgodności omawiane są na bieżąco z auditowanym i zapisywane na kartach niezgodności. Wspomniane zapisy stanowią podstawę do sporządzenia raportu z auditu.
   • Po zakończeniu auditu organizuje się spotkanie zamykające, będące formalną prezentacją wniosków i spostrzeżeń.
   • Jeśli podczas auditu wykryto duże niezgodności czyli takie które powodują nieskuteczność systemu zarządzania jakością wówczas rekomendacja auditora odnośnie przyznania certyfikatu będzie negatywna.
   • Jeśli z kolei wykryte niezgodności nie maja większego wpływu na skuteczność systemu jakości wówczas możliwe jest takie rozwiązanie, iż auditowana organizacja zaproponuje działania korygujące i termin ich wykonania a Ośrodek sprawdzi skuteczność tych działań. W przypadku zastosowania właściwych działań wynik takiego auditu zakończy się pomyślnie.
   • Jeśli zaś podczas działań auditowych nie wykryto żadnych niezgodności wówczas wniosek auditora będzie pozytywny.
7. Każda sprawa przed zakończeniem jest rozpatrywana przez Komitet Techniczny działający przy Ośrodku. Komitet składa się z grona specjalistów wspierających działalność merytoryczną Ośrodka.
8. Ostateczną decyzję w sprawie przyznania bądź nie certyfikatu podejmuje Kierownik Ośrodka.
9. Klient powiadamiany jest pisemnie o podjętej decyzji wraz z informacją o możliwości złożenia odwołania od wydanej decyzji.
10. Jeśli decyzja ostateczna jest pozytywna wówczas klient otrzymuje certyfikat Ośrodka stwierdzający skuteczność wdrożenia systemu zarządzania jakością.
11. Pomimo zakończonych działań auditowych współpraca nie kończy się gdyż Ośrodek prowadzi nadzór na wydanymi certyfikatami. Nadzór polega na wizycie u klienta przynajmniej raz w roku (w sytuacjach szczególnych częściej) w ciągu trzech lat podczas ważności certyfikatu.
    Ośrodek sprawuje nadzór w postaci auditów kontrolnych i auditów specjalnych.
12. Organizacja posiadająca certyfikat zobowiązana jest do:
    • umożliwienia jednostce certyfikującej sprawowania nadzoru,
    • utrzymywania systemu jakości zgodnego z wymaganiami normy, na zgodność z którą został wydany certyfikat,
    • regularnego prowadzenia rejestracji wszelkich reklamacji oraz powiadamiania o nich jednostkę certyfikującą a także podejmowania w tym zakresie działań korygujących i zapobiegawczych,
    • natychmiastowego powiadamiania Ośrodka o wszelkich zmianach w systemie jakości, stosowania się do decyzji Ośrodka podjętych w związku ze zmianą wymagań procesu certyfikacji,
    • powoływania się na przyznany certyfikat i używania znaku certyfikacji tylko w odniesieniu do zakresu objętego certyfikatem i w okresie jego ważności,
    • nie odstępowania osobom trzecim przyznanego certyfikatu,
    • uzgadniania z Ośrodkiem zasad określających powoływanie się na certyfikat oraz używanie znaku certyfikacji w reklamach, katalogach itp.,
    • zaprzestania powoływania się na certyfikat z chwilą wygaśnięcia jego ważności, otrzymania od Ośrodka decyzji o zwieszeniu, cofnięciu lub odmowie przedłużenia ważności certyfikatu,
    • złożenia, co najmniej trzy miesiące przed upływem ważności certyfikatu, wniosku o ponowną ocenę systemu jakości - w celu przedłużenia okresu jego ważności.
13. Możliwe jest zawieszenie certyfikatu w przypadku:
    • udokumentowanego zgłoszenia posiadacza certyfikatu o rezygnacji z certyfikatu,
    • wniosku auditora, prowadzącego audit kontrolny w ramach nadzoru, o nie spełnieniu wymagań określonych w dokumentach będących podstawą certyfikacji, niemożliwości prowadzenia działalności objętej zakresem zgodnie z wymaganiami umowy,
    • nie wywiązania się posiadacza certyfikatu z zobowiązań umowy z Ośrodkiem.
14. Klient powinien mieć świadomość również tego iż w przypadku:
    • niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu
    • świadomego naruszenia praw klienta,
    • niedotrzymania przez firmę warunków umowy,
    • uniemożliwienia przeprowadzenia u siebie auditu kontrolnego.

Ośrodek Certyfikowania Jakości ma prawo do cofnięcia wcześniej przyznanego certyfikatu.
Podstawowe informacje z zakresu procesu certyfikacji umieszczone są w informatorze, dostępnym dla zainteresowanych klientów Ośrodka.