W ostatnich latach zaszły radykalne zmiany w technikach i technologiach stosowanych w geodezji i kartografii, wywołane przede wszystkim rewolucją informatyczną oraz postępującym urynkowieniem wykonywania opracowań i świadczenia usług z zakresu geodezji i kartografii. W codziennej praktyce zaczęły funkcjonować dokumenty i zbiory tych dokumentów (operaty techniczne i mapy) w postaci informatycznej oraz cyfrowe opracowania, szczególnie kartograficzne, o charakterze hybrydowym, zaspokajające aktualne wymagania zleceniodawców, ale nie mające potwierdzenia w obowiązujących przepisach technicznych. Sytuacja ta wymusiła podjęcie działań nowelizujących szereg przepisów technicznych określających standardy dotyczące pomiarów i opracowania wyników prac geodezyjnych i kartograficznych, a także zasad kompletowania dokumentacji powstającej w trakcie wykonywania tych prac oraz zasad gromadzenia, prowadzenia i udostępniania materiałów i informacji zgromadzonych w państwowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym.
W 1998 roku w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii w Departamencie ds. Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego opracowane zostały założenia do nowelizacji Instrukcji 0-3 i 0-4, które wykorzystano, jako wymagania merytoryczne w "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia do przetargu na opracowanie projektów standardów technicznych dotyczących kompletowania dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej oraz prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego".
Z uwagi na źródłowy charakter państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego za szczególnie istotną przesłankę nowych regulacji przyjęto dbałość o jakość produktów końcowych każdego z procesów występujących w realizacji prac geodezyjnych i kartograficznych.
Założono, że nowe regulacje powinny wymuszać faktyczne stosowanie znanych od dawana w geodezji zasad kontroli każdej czynności wykonywanej w procesie dochodzenia do efektu końcowego pracy geodezyjnej i kartograficznej oraz gwarantować oczekiwaną, wysoką jakość map i operatów technicznych przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz map i dokumentów dla zleceniodawcy określonego opracowania
Założenia te nie mogą jednak być osiągnięte tylko przez kontrolę produktu ostatecznego wykonywaną w ramach uprawnień ustawowych przez organy prowadzące państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny. Dbałość o jakość dotyczyć musi wszystkich etapów pozyskiwania, gromadzenia i udostępniania informacji. Wiąże się to z zastosowaniem standaryzacji i wyodrębnieniem procedur realizacji poszczególnych części zadań, których efekty będą ostatecznie przekazane do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego i dla zleceniodawcy.
Dla pełnej oceny prezentowanego w niniejszym referacie projektu Instrukcji 0-3 i 0-4 przytoczę poniżej najistotniejsze fragmenty specyfikacji istotnych warunków zamówienia na opracowanie standardów technicznych kompletowania dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej oraz prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Oczekiwaniem Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii, zamawiającego projekty nowych Instrukcji 03 i 04, było zdefiniowanie przez ich autorów nowej kultury i formy produktu geodezyjnego, wynikającej z dbałości o jego jakość, zadowalającej zarówno zleceniodawcę jak i zasób oraz opracowanie procedur gromadzenia, prowadzenia i udostępniania zasobu, gwarantujących wysoką jakość i sprawność usług, spełniającą wymogi prawa oraz oczekiwania podmiotów korzystających z zasobu.
Znowelizowane Instrukcje 0-3 i 0-4 powinny odzwierciedlać aktualny stan prawny oraz być narzędziem kształtowania norm technicznych i właściwych procedur formalnych dla organów nadzoru, administracji geodezyjnej i kartograficznej oraz wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych.
Projektowane Instrukcje powinny zapewnić łatwe implementowanie ich rozwiązań w systemach komputerowych stosowanych do prowadzenia zasobu jak również uwzględniać prowadzenie zasobu tradycyjnego. Wymagane jest uwzględnienie współistnienia zasobu w formie tradycyjnej, numerycznej i mieszanej, wektorowej, rastrowej i baz danych. Nowe Instrukcje powinny kształtować prowadzenie zasobu w taki sposób, by był on jak najbardziej użyteczny, by był ukierunkowany na odbiorcę danych i jego zadowolenie oraz zabezpieczenie tego zasobu.
Projekt nowych Instrukcji powinien zawierać standardy wykonywania prac i obiegu dokumentów ze szczególnym uwzględnieniem procesów kontroli, autoryzacji oraz rejestracji statusu dokumentów i procesów w jakich się znajdują.
Instrukcje powinny uwzględniać ustalenia innych aktów prawnych dotyczące warunków zawierania umów o udostępnianie zasobu, ochronę danych, w tym osobowych itp. W przypadku braku takich rozwiązań powinny je kreować. Szczególnego znaczenia nabiera to w odniesieniu do danych numerycznych, które mogą być udostępniane w szerszym zakresie i w innej formie niż materiały tradycyjne.
Procedury opisujące procesy winny być następstwem zdarzeń jakie mogą wystąpić w trakcie realizacji opracowania przez wykonawcę pracy geodezyjnej i kartograficznej oraz w ODGiK przy udostępnianiu zasobu dla wykonania kolejnych opracowań, przyjmowaniu wyników prac geodezyjnych i kartograficznych oraz w trakcie gromadzenia, przechowywania i udostępniania zasobu różnym użytkownikom.
Oczekiwaniem w stosunku do nowych Instrukcji jest możliwość wariantowego opisania procesów np. przyjęcie operatu od geodety wykonywane jest w jednym ODGIK wg wariantu nr l, w innym jest to wykonywane wg wariantu 2. Wybór wariantów uzależniony może być np. od formy prowadzenia zasobu (tradycyjny, numeryczny), rangi ODGIK (powiatowy, wojewódzki, centralny). Oczekiwany jest taki stan, by wszystkie prace (procesy) w ODGiK wykonywane były w oparciu o zatwierdzone i opublikowane standardy. Doprowadzić ma to do sytuacji, w której wszystkie prace będą wykonywane wg określonych procedur. Stwierdzenie wówczas, że w jednym ODGiK wdrożono np. standardy 1,3,9,7,11, natomiast w innym standardy 2,4,5,10,13 daje precyzyjny obraz sposobu prowadzenia zasobu oraz jakości i formy produktów jakie można uzyskać w danym ośrodku oraz sposobu przekazywania informacji i materiałów powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych.
Publikowanie listy standardów stosowanych w poszczególnych ośrodkach jest szczególnie istotne dla wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych działających na wolnym rynku usług. Wykonawcy uzyskują przez to podstawowe informacje o formach i zasadach współpracy z ośrodkiem dokumentacji jeszcze przed podjęciem pracy. Dla organów nadzoru geodezyjnego i kartograficznego analiza wdrażanych standardów stanowić powinna formę raportu o stanie prowadzenia zasobu i jego zmianach w czasie.
Dodatkowo standardy powinny być podstawą oceny lub wręcz atestacji produktów informatycznych stosowanych w prowadzeniu zasobu. Twórcy oprogramowań również mogliby ubiegać się o certyfikaty zgodności ze standardem 1,2,3,5,7 itd. Dałoby to, z jednej strony, możliwość rzetelnej konkurencji na rynku usług geo-informatycznych, a z drugiej łatwość wyboru po stronie decydujących się na zakup i wdrożenie. Dla porównania stwierdzenie dzisiaj, że w ODGiK zastosowano oprogramowanie A czy B niewiele znaczy, bowiem nie definiuje zakresu prac, wykonywanych przez ośrodek, a koniecznych do poprawnego prowadzenia zasobu i zapewnienia jego ochrony. Stwierdzenie to prowadzi do fałszywej tezy, że to oprogramowania kształtują standardy prowadzenia zasobu, a powinno być odwrotnie.
Obowiązujące, na dziś, instrukcje techniczne nie uwzględniają tych zagadnień, powodując narastanie problemu. Wypełniając tę lukę podejmowane są przez ośrodki, lokalne prace dostosowawcze "na własną rękę", co powoduje oczywisty wzrost kosztów (środków publicznych) w szczególności po stronie administracji geodezyjnej i kartograficznej prowadzącej zasób. Z uwagi na charakter obu dotychczasowych instrukcji 0-3 i 0-4, a dotyczący właściwie procesów tworzenia i utrzymania zasobu geodezyjnego Zamawiający oczekuje odniesienia się w projekcie do połączenia obu instrukcji oraz niektórych elementów zawartych w rozporządzeniach - w jeden dokument regulujący w/w zagadnienia.
Przykładowe zdarzenia, procesy, definicje i oczekiwania regulacji wynikających z dotychczasowych Instrukcji 0-3 i 0-4 oraz innych przepisów przedstawiono poniżej.
Powinny być one poddane analizie i ocenie, a jeśli nie wyczerpują problemów mogą być poszerzone.
Przykładowe zdarzenia:
Uwarunkowania formalno-prawne i materialne dotyczące kompletowania zasobu:
Uwarunkowania formalno-prawne i materialne dotyczące kompletowania zasobu:
Uwarunkowania formalno-prawne i materialne dotyczące zasobu:
Schemat blokowy definiujący standardy przedstawiony został w załączniku do referatu.
Przedstawione powyżej założenia do nowelizacji Instrukcji 0-3 i 0-4 opracowywane były w okresie, w którym wyraźnie zaczęły się rysować problemy z dbałością o jakość produktów geodezyjnych i kartograficznych oraz z dbałością o zadowolenie klientów zlecających opracowania geodezyjne i kartograficzne. Dlatego też tak wielką wagę położono na mechanizmy wymuszenia jakości.
Mimo powszechnego narzekania na nie aktualność dotychczasowych uregulowań, szczególnie wynikających ze zmienionych technik i technologii oraz powszechną informatyzację procesów geodezyjnych i kartograficznych niełatwym było wyłonienie wykonawcy projektu nowych Instrukcji 0-3 i 0-4, być może również z uwagi na oczekiwane procesowe podejście do opracowania standardów, w celu wymuszenia tworzenia systemów zarządzania jakością, zarówno w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, jak i u wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych.
Wyraźny przełom w zrozumieniu wyżej omówionych założeń nastąpił dopiero po uświadomieniu sobie przez duże jednostki wykonawstwa geodezyjnego i kartograficznego potrzeby uzyskania certyfikatów jakości w trybie Międzynarodowej normy ISO 9001:1994 "Model zapewnienia jakości w projektowaniu, pracach rozwojowych, produkcji, instalowaniu i serwisie". Niestety, drobne wykonawstwo geodezyjne i niektóre ośrodki dokumentacji nadal nie pojmują wagi problemu i toczą spory na temat odpowiedzialności za zły produkt dopuszczony do przekazania zleceniodawcy w wyniku złego wykonania lub mało wnikliwej kontroli produktu końcowego przekazywanego do "klauzulowania" w ośrodku.
Małe zainteresowanie jakością każdego uczestnika procesu powstawania produktu geodezyjnego (każdego pracownika i kierownictwa wykonawstwa oraz każdego pracownika i kierownictwa ośrodka dokumentacji), brak procedur wymuszających dbałość o jakość poprzez wdrażanie w każdej organizacji Systemów Zarządzania Jakością nie może być rekompensowane kontrolowaniem, nawet najskrupulatniejszym, produktu końcowego, którego poprawa jest często niemożliwa z uwagi na błędy i nieprawidłowości popełnione na początku lub w trakcie procesu jego tworzenia.
Wdrażana aktualnie Norma Międzynarodowa ISO 9001:2000 "Systemy zarządzania jakością - Wymagania", anuluje i zastępuje normę ISO 9001:1994 "Model zapewnienia jakości w projektowaniu, pracach rozwojowych, produkcji, instalowaniu i serwisie".
Norma ISO 9001:2000 zaleca podejście procesowe w trakcie projektowania, wdrażania i doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością, wprowadzanego w celu podniesienia zadowolenia klientów poprzez zaspokajanie ich wymagań.
Ma to istotne znaczenie dla opracowania nowych Instrukcji 0-3 i 0-4 i potwierdza aktualność wymogów merytorycznych postawionych przez Główny Urząd Geodezji i Kartografii opracowywanym Instrukcjom, uwzględniających podejście procesowe w projektowaniu systemów tworzących warunki do podniesienia zadowolenia klientów poprzez zaspakajanie ich wymagań. W przypadku materiałów udostępnianych z zasobu będzie to dotyczyć zaspakajanie wymagań prawnych, wykonawstwa geodezyjnego i innych klientów zasobu, a w przypadku materiałów przekazywanych do zasobu - zaspokajanie wymagań prawnych, wymagań zasobu i wymagań zleceniodawców prac.
Chciałabym zwrócić uwagę na fakt, że prace nad opracowaniem projektów Instrukcji 0-3 i 0-4 zbiegły się z podjęciem przez Głównego Geodetę Kraju zadania opracowania i wdrożenia w dziedzinie geodezji i kartografii systemu oceny jakości w oparciu o Normę ISO 9001 poprzez zorganizowanie w Instytucie Geodezji i Kartografii branżowego ośrodka uprawnionego do certyfikowania systemów zarządzania jakością w geodezji i kartografii.
Oznacza to, że projekty Instrukcji 0-3 i 0-4 muszą być spójne z wymaganiami zarówno systemu prawnego obowiązującego w geodezji i kartografii jak i regulacjami Normy ISO 9001:2000 oraz uzupełniać system prawny o przepisy pozwalające na skuteczne wymuszanie jakości, a także określenie warunków branżowych, których przestrzeganie umożliwi uzyskanie certyfikatów jakości przez ośrodki dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.
Przyjęty w Normie ISO 9001:2000 model procesu zarządzania Jakością oparty został na ciągłym doskonaleniu systemu zarządzania jakością odbywającym się w tzw. Cyklu Deminga, który dla wszystkich procesów wyróżnia następujące etapy:
Każdy proces powinien mieć ustalone procedury(określenie jak realizujemy) opisujące:
System jakości musi być sformalizowany. Sformalizowanie pozwala na obiektywność i spójność oceny wdrożenia i utrzymywania systemu zarządzania jakością oraz produktów wytwarzanych przez organizacje.
Porównując przyjęte założenia do opracowania projektu Instrukcji 0-3 i 0-4 oraz wymagania Normy ISO 9001:2000 chciałam wykazać, że procesowe podejście jakie zostało przyjęte jako podstawowa przesłanka dla opracowania w/w Instrukcji gwarantuje, że opracowane standardy będą istotnym ogniwem łączącym wymogi prawne w dziedzinie geodezji i kartografii oraz wymogi techniczne produktów geodezyjnych przekazywanych do zasobu, a ponadto będą stanowiły dokumenty określające politykę i cele jakości w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej oraz wzorcowe rozwiązania dla opracowania szczegółowych dokumentów systemów zarządzania jakością w ośrodkach dokumentacji. Wyrażam przekonanie, że procedury jakie zostaną określone w procesach udostępniania zasobu i przyjmowania dokumentacji powstałej w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych wyznaczą kryteria obiektywnej oceny produktów o oczekiwanej jakości materiałów gromadzonych w państwowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym dostarczając wartości dodanej kolejnym opracowaniom.
W drugiej części mojego wystąpienia omówię aktualną wersję projektu Instrukcji 0-3 i 0-4, który został przekazany Państwu w materiałach konferencji.
Na zakończenie chciałabym złożyć serdeczne podziękowanie Panu Januszowi Augustynowiczowi Geodecie Wojewódzkiemu byłego województwa elbląskiego za jego ogromny wkład w opracowanie założeń do nowelizacji Instrukcji 0-3 i 0-4, które wykorzystano, jako wymagania merytoryczne w "Specyfikacji istotnych warunków zamówienia do przetargu na opracowanie projektów standardów technicznych dotyczących kompletowania dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej oraz prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego".
Opracowanie Pana Janusza Augustynowicza w wielu fragmentach wykorzystałam w niniejszym referacie.
Ponadto w referacie wykorzystałam materiały szkoleniowe opracowane przez BSI Business Solutions Ltd "System Zarządzania Jakością według normy ISO 9001:2000" - kurs akredytowany przez IRCA - Nr A 17070.