System ewidencji gruntów powstał w 1991 roku. Jego pierwsze wdrożenie odbyto się w Urzędzie Miasta i Gminy Stryków. W 1993 po wygranym przetargu został wdrożony i aktualnie jest eksploatowany w całym województwie szczecińskim. Ponadto system SITGMIN został zakupiony przez ponad połowę Urzędów Miejskich i Gminnych w województwie.
System ewidencji gruntów SITGMIN jest zbiorem kilku programów:
Wszystkie programy pracują w systemie operacyjnym MS-DOS w trybie jednostanowiskowym lub wielodostępnym ( sieć Novell NetWare). Wszystkie programy działają prawidłowo w sesji DOS systemu MS Windows'95.
Podstawowe relacje bazy danych SITGMIN są w czwartej postaci normalnej. W każdej relacji występują klucze proste, niejawne.
Fizycznie poszczególne relacje przechowywane są w plikach dyskowych osobno dla każdej jednostki ewidencyjnej z wyłączeniem słowników takich jak: osoby, miejscowości, ulice itp., które są wspólne dla całej bazy ewidencji gruntów.
Pliki danych składają się z rekordów stałej długości o typach pól będących odpowiednikami typów kompilatora języka Pascal BP 7.0.
Modyfikacja ta składa się z trzech części:
Przy projektowanie schematu bazy danych jedynym dokumentem stanowiącym podstawę tej pracy była treść nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.
Nawet pobieżna jego analiza spowodowała powstanie wielu wątpliwości związanych z interpretacją konkretnych zapisów tego dokumentu. Niewątpliwie dużym utrudnieniem był (i jest nadal) brak ostatecznej wersji instrukcji technicznej prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.
Ściśle informatyczna interpretacja treści rozporządzenia jest bardzo utrudniona. Autorzy rozporządzenia w §13 pkt.2 definiują zbiory główne i pomocnicze ewidencji gruntów i budynków. Dodatkowo załączniki od 1 do 9 definiują zakres informacji gromadzonych w poszczególnych zbiorach. Brak definicji zbioru głównego i zbioru pomocniczego jak i różnicy między nimi może prowadzić do wielu nieporozumień. Przy założeniu że zbiory główne należy interpretować jako poszczególne relacje bazy danych (zgodnie z §13 pkt.1) łatwo udowodnić, że tak skonstruowane relacje nie spełniają warunków nawet pierwszej postaci normalnej. W związku z tym przy projektowaniu nowego schematu bazy danych przyjęto założenie, że zbiory główne jak i pomocnicze mają być zestawieniami generowanymi przez system na żądanie użytkownika systemu.
Powielono stary błąd zakładając, że podstawową jednostką prowadzenia ewidencji jest jednostka ewidencyjna. Rozwiązanie takie zawęża zakres spójności danych do jednostki ewidencyjnej. Konsekwencją tego założenia jest §14 pkt. 1, który mówi, że zakresem działania podmiotu jest właśnie Jednostka ewidencyjna. W związku z tym w gminie składającej się z dwóch jednostek ewidencyjnych (miasto i gmina) dany podmiot może występować niezależnie dwa razy: raz w mieście i raz w gminie. Takie podejście uniemożliwia automatyczną agregację danych dla danego podmiotu z zakresu całej gminy. Ten sam błąd logiczny występuje przy Skorowidzu Adresów Budynków (załącznik 7). Słownik adresów tworzony ma być w ramach jednostki ewidencyjnej. Ponieważ występować w jednostce ewidencyjnej mogą osoby o adresie zamieszkania z poza terenu tej jednostki ewidencyjnej, w związku z tym adres osoby będzie przechowywany w zupełnie innym słowniku, co spowoduje dublowanie w pewnym zakresie słownika ulic (co jest sprzeczne z samą ideą słowników).
Kolejnym choć mniejszego kalibru błędem jest brak powiązania lokalu z właścicielem tego lokalu, co wynika z treści załącznika 4.
Podstawową nowością jest podział osób na dwie kategorie: podmioty i władających. Definicja, jak i sposób prezentacji danych na temat władających nie budzi większych wątpliwości. Zupełnie inaczej rzecz się ma z podmiotami. Nie wdając się w dyskusję nad celowością wprowadzenia podmiotu jako takiego, należy stwierdzić, że jeżeli podstawowym celem było "ustalenie stanu posiadania podmiotu w obrębie i jednostce ewidencyjnej" to można to było osiągnąć innymi środkami np. generując wykaz podmiotów dla obrębu jak i jednostki ewidencyjnej na żądanie.
Przyczyną tych, moim zdaniem, poważnych niedociągnięć jest fakt, że pomimo stwierdzenia zawartego w § 13 pkt.1, że dane ewidencyjne przechowuje się w formie komputerowych zbiorów danych, w treści rozporządzenia jak i w jego załącznikach dominuje podejście "papierowe" tzn. z czasów gdy ewidencja była prowadzoną tylko na papierze.
Na podstawie założeń opracowanych w UW został stworzony osobny program, wspomagający proces konwersji baz danych. Jednym z głównych zadań tego programu było maksymalne zautomatyzowanie procesu nadawania osobom symboli nowych grup rejestrowych. Na podstawie doświadczeń z pracą tego programu na danych rzeczywistych należy stwierdzić, że cel ten został osiągnięty tzn. zdecydowana większość podmiotów jak i władających została zakwalifikowana do nowych grup rejestrowych automatycznie.
Zmiany w programie SITGMIN zostały podzielone na dwa etapy:
Pomimo trudności z zaprojektowaniem schematu relacji nowej bazy danych zadanie to zostało wykonane tak aby maksymalnie spełnić wymagania nowego rozporządzenia. Dlatego też podmiot "wewnętrznie" swoim zakresem obejmuje całą jednostkę ewidencyjną, aby jednak spełnić wymagania rozporządzenia w każdym obrębie może mieć inny numer. Duży nacisk został położony na to aby sposób obsługi programu a w szczególności wprowadzanie zmian był maksymalnie zbliżony do poprzedniej wersji programu oraz aby wszelkie operacje związane z identyfikacją podmiotów zautomatyzować. Użytkownik nie musi numerować podmiotów w obrębie jak i sprawdzać czy dany podmiot już występuje. Wykonuje to za niego program, który również automatycznie numeruje jednostki rejestrowe. Modyfikacji podmiotu można dokonywać globalnie - wówczas zmiana ta dotyczyć będzie wszystkich jednostek rejestrowych danego podmiotu, Jak też lokalnie w danej jednostce rejestrowej, wówczas zmiana dotyczyć będzie tylko tej jednej jednostki rejestrowej. Przy modyfikacjach danego podmiotu program automatycznie sprawdza czy dany podmiot już gdzieś w bazie występuje czy też nie i w przypadku pozytywnego skutku tych poszukiwań automatycznie przenumerowuje jednostki rejestrowe tego podmiotu.
Drugą istotną zmianą jest podejście do udziału osoby w podmiocie. Z uwagi na "przeniesienie" grupy rejestrowej ż jednostki rejestrowej na osobę powstała sytuacja, że w danej jednostce rejestrowej jednocześnie może występować kilka grup rejestrowych. Stąd przy generowaniu wykazu gruntów jest konieczność podziału powierzchni działki na poszczególne grupy i podgrupy rejestrowe. Wynika stąd konieczność ścisłego kontrolowania udziałów w podmiocie tak aby ich suma zawsze była równa 1. Wymusza to na operatorach ścisłą kontrolę wpływających dokumentów będących podstawą zmiany.
Słownik osób jak i miejscowości i ulic dotyczy całej bazy danych a nie tylko jednostki ewidencyjnej co umożliwia m.in. wygenerowanie łącznej powierzchni działek (wraz z zestawieniem użytków) będących własnością lub w wieczystym użytkowaniu danej osoby z zakresu kilku lub nawet kilkunastu jednostek ewidencyjnych.
System SITGMIN w swej wersji dla użytkowników zewnętrznych (gminy itp.) daje możliwość pobierania przyrostowego zmian przez modem, wydruk zmian za dany okres, oraz możliwość generowania dolnych zestawień analitycznych.
W przygotowaniu jest również wersja systemu SITGMIN na platformie Windows (95/98/NT) z wykorzystaniem bazy danych SQL (Microsoft SQL Server i Oracie).