Informatyzacja części opisowej operatu ewidencji gruntów ma na celu zapewnienie szybkiego dostępu do danych ewidencyjnych, sprawnego sporządzania wszelkich zestawień, sprawnej aktualizacji bazy danych. Jest to również niezbędne do zintegrowania części opisowej z częścią graficzną operatu ewidencji gruntów opracowaną w postaci numerycznej.
W województwie szczecińskim do zinformatyzowania części opisowej przyjęto łódzki program SITGMIN. Począwszy od 1994r. w województwie szczecińskim rozpoczęto informatyzowanie baz danych zawartych w operatach ewidencji gruntów z równoczesnym ich uzupełnianiem i aktualizacją.
W celu zapewnienia jednolitości zostały opracowane "Zasady postępowania przy sprawdzaniu rejestrów gruntów przed informatyzacją części opisowej ewidencji gruntów na terenie województwa szczecińskiego".
Przystępując do wykonywania prac związanych z informatyzacją części opisowej ewidencji gruntów obręby podzielono na dwie grupy:
Proces sprawdzania rejestrów gruntów wykonanych przed 1990r. rozpoczyna się sczytaniem mapy ewidencyjnej z rejestrem gruntów kolejno w/g jednostek rejestrowych. Już na tym etapie wykonawcy stwierdzają szereg niezgodności w odniesieniu do numerów działek, użytków gruntowych, bonitacji gleboznawczej, nazewnictwa ulic i placów oraz numeracji porządkowej. Jeśli na podstawie istniejących dokumentów nie można ustalić, czy prawidłowy zapis jest w rejestrze gruntów czy na mapie ewidencyjnej, pozostawiany jest stan istniejący na mapie i w rejestrze, a zaistniałą sytuację opisuje się w protokóle rozbieżności, który będzie wykorzystany przez organ prowadzący ewidencję gruntów do usunięcia rozbieżności. Wykonawcy spotykali się również z licznymi przypadkami naniesionych na mapę ewidencyjną podziałów, które nie doszły do skutku. W takiej sytuacji przywracany jest na mapie stan pierwotny.
W niezbędnych przypadkach sporządzane są wykazy zmian gruntowych, które w trybie roboczym przedstawiane są do wstępnej akceptacji organu prowadzącego ewidencję gruntów.
Informatyzacja części opisowej ujawniła nowe problemy. Na przykład - istnienie gruntów rolnych niesklasyfikowanych. Informacje o takich gruntach również są zbierane w protokółach rozbieżności.
Inny problem to częste zmiany nazw ulic i placów , które spowodowały, iż nagminnie w rejestrach widniały zapisy nieaktualnych nazw (adresów). W tym celu WODGiK sporządził "Słownik Nazw Ulic i Placów", oddzielnie dla każdej miejscowości, na podstawie obowiązujących wykazów nazw oraz uchwał właściwych rad miejskich i gminnych. "Słownik..." ten został dołączony do programu SITGMIN. Wykonawcy korzystając ze "Słownika..." zastępują stare nazwy nowymi, obecnie obowiązującymi. "Słownik Nazw Ulic i Placów" w zależności od potrzeb może być poszerzany.
Informatyzacja wymogła również konieczność zmiany numerów działek, które nie są przyjmowane przez program (np. numer łamany przez rzymski numer sekcji mapy, oznaczenia literowe np.).
Następny etap to sprawdzenie rejestru gruntów według poszczególnych jednostek rejestrowych ze zbiorem dokumentów uzasadniających wpisy do rejestru, co do ostatniej zmiany nazwiska i imienia (nazwy) właściciela i władającego oraz imion rodziców i adresu oraz co do ostatniego wykazu zmian gruntowych. Dla nieruchomości, co do których są rozbieżne dokumenty prawne, a wyjaśnienie tych rozbieżności wymaga postępowania administracyjnego, cywilnego, a także prac potowych sporządzany jest wykaz tych nieruchomości dla każdego obrębu.
Wiele trudności nastręczało określenie charakteru władania gruntami przez osoby prawne np.:
Często uzupełnień wymagają dane osobowe władających gruntami. Nie zawsze w zbiorze dokumentów są pełne dane. W celu pozyskania pełnych i aktualnych informacji nawiązano współpracę z Terenowym Bankiem Danych, który co pewien czas pobiera bazy danych i uzupełnia je o numery "PESEL" lub "REGON", sprawdza i uzupełnia imiona, nazwiska władających, ich adresy zamieszkania oraz imiona rodziców. Terenowy Bank Danych również będzie współpracował przy aktualizacji "Słowników Nazw Ulic i Placów".
Również dobra współpraca z autorem programu pozwala na sprawną modernizację programu przystosowując go do warunków prowadzenia ewidencji gruntów w województwie szczecińskim. Obecnie jest realizowana umowa na modernizację programu w związku ze zgłoszonymi przez prowadzących ewidencję gruntów oraz operatorów programu potrzebami zmian lub udogodnień.
Dotyczy to między innymi:
Do dziś zinformatyzowano około 81% danych części opisowej ewidencji gruntów w województwie szczecińskim wytaczając gminę miasto Szczecin. W rejonach Świnoujście, Gryfino i Pyrzyce prace dotyczące informatyzacji części opisowej zakończono, a w pozostałych rejonach proces informatyzacji będzie zakończony do końca bieżącego roku. W rejonie Goleniów zinformatyzowano 74% bazy, Gryfice - 68%, Stargard Szczeciński - 80%, Szczecin - 78%.
Sporo pracy pozostało w mieście Szczecinie, gdzie do tej pory zinformatyzowano 18% bazy. Wynika to m.in. z dużej ilości danych. Również ze względu na specyfikę tej pracy nie ma zbyt wielu chętnych do jej wykonywania. Głównie opieramy się na pracownikach prowadzących technicznie ewidencję gruntów. W mieście Szczecinie w pierwszym rzędzie opracowywane są obecnie te obręby, dla których sporządzona jest mapa numeryczna. Przymierzamy się również do zlecenia informatyzacji jednorazowo całej dzielnicy, a nie jak to jest do tej pory praktykowane obręb po obrębie.
Jednym z głównych użytkowników danych zawartych w zbiorach ewidencji gruntów są jednostki samorządowe - gminy oraz urzędy rejonowe.
Informacje zawarte w operacie ewidencji gruntów wykorzystywane są głównie przez gminy do: