Na terenie województwa szczecińskiego ewidencja gruntów prowadzona jest w programie SITGMIN w ośmiu niezależnych bazach danych znajdujących się w filiach WODGiK, MODGiK w Szczecinie oraz w Urzędzie Rejonowym w Stargardzie Szczecińskim.
Wymóg § 61 Rozporządzenia Ministrów Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa oraz Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej z dnia 17.12.1996r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 158 poz. 813), aby do dnia 31.12.1998r. dostosować istniejącą ewidencję gruntów do § § 25 i 27 rozporządzenia, wymusił konieczność przekształcenia baz danych części opisowej operatu ewidencji gruntów i przeniesienia ich do nowego programu.
Zdecydowano, iż tym nowym programem do prowadzenia ewidencji gruntów będzie nowa wersja programu SITGMIN.
Zadanie przekształcenia baz danych zostało powierzone Pracowni Nadzoru i Wdrożeń działającej w WODGiK, przy współpracy z autorem programu oraz pod nadzorem merytorycznym WGKKiGN Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie.
Prace rozpoczęto w czerwcu 1998r. od przetestowania i odbioru nowego programu SITGMIN oraz programu KONWERS do przeniesienia danych autorstwa Pana Jarosława Wesołowskiego.
Następnie wykonano wstępną konwersję baz danych dla terenu całego województwa szczecińskiego. Celem wstępnej konwersji było ustalenie ilości podmiotów i władających, którym program nie nadał grupy rejestrowej, ilości udziałów nie przeliczonych automatycznie przez program, oraz ustalenie ilu podmiotom i władającym można nadać nową grupę rejestrową nie korzystając z dokumentów ewidencji gruntów. Ustalono że dla podmiotów i władających nie przeniesionych automatycznie w 70 % można ustalić nowe grupy rejestrowe bez korzystania z dokumentów.
Drugi etap prac to właściwa konwersja baz danych wykonywana w poszczególnych jednostkach prowadzących ewidencję gruntów, który zostanie omówiony na przykładzie największej z ośmiu baz znajdujących się na terenie województwa szczecińskiego - bazie MODGiK w Szczecinie, obejmującej Gminę Miasto Szczecin. Baza ta liczy około 560 obrębów.
Prace nad przekształceniem bazy i uruchomieniem jej pod nowym programem były wykonywane przez dwoje pracowników WODGiK i trwały dwa tygodnie. Rozpoczęto je od zabezpieczenia danych i uruchomienia programu KONWERS. Zadaniem programu był automatyczny podział osób w bazie na podmioty i władających (po charakterze stanu władania), oraz nadanie im nowych grup rejestrowych, zgodnie z narzuconymi wcześniej warunkami. Podstawowymi warunkami przy nadawaniu grup rejestrowych były: charakter stanu władania, numer dawnej grupy rejestrowej, wspólny człon przy nazwie własnej np. Sp. z o.o., SA, parafia. Przedsiębiorstwo Państwowe itp.
Uwzględniając te warunki program nadał:
osobom fizycznym posiadającym charakter stanu władania właściciel lub współwłaściciel znajdujących się w grupach rejestrowej VIa, VIb odpowiednio grupy 7.1 i 7.2., osobom fizycznym bądź prawnym będących wieczystymi użytkownikami, wieczystymi współużytkownikami oraz nabywcami wieczystego użytkowania znajdującymi się w grupie IVbP lub IVbK odpowiednio grupy 2 lub 5, osobom prawnym z charakterem stanu władania właściciel lub współwłaściciel posiadającymi w swojej nazwie ciąg znaków S.A. grupę 11, itp.
Podmioty i władający, którzy pod programem nie otrzymali grupy rejestrowej zostali wyrzuceni do specjalnego pliku i sporządzono wydruki tych osób. Wydruk zawierał: nazwę w przypadku osoby prawnej, imię i nazwisko oraz imiona rodziców w przypadku osób fizycznych, charakter stanu władania, numer starej grupy rejestrowej, oraz numer obrębu i jednostki rejestrowej.
W bazie miasta Szczecina posiadającej 93 380 podmiotów, oraz 776 osób władających, 71 podmiotom i 488 władającym program nie nadał grupy rejestrowej. Sumując to na 94156 osób tylko 559 nie otrzymało grupy co stanowi 0.59%.
Podmioty, które nie otrzymały grupy rejestrowej, to najczęściej osoby fizyczne z grupy VIa lub VIb z charakterem stanu władania wieczysty użytkownik lub współużytkownik, osoby fizyczne będące właścicielami lub współwłaścicielami z grupy IVbK i IVbP co było wynikiem błędnego nadania charakteru stanu władania, grupy rejestrowej lub też były to osoby z mieszanych jednostek rejestrowych w których osoby fizyczne posiadały grunty na współwłasność jak i na wieczyste współużytkowanie. W przypadku tych osób sprawdzono dokumenty i po upewnieniu się, że charakter stanu władania został wpisany poprawnie lub poprawieniu go, gdy był wpisany błędnie, nadawano nowe grupy rejestrowe odpowiednio współwłaścicielom 7. l lub 7.2, oraz wieczystym współużytkownikom 2 lub 5.
Drugą grupę władających, którym nie przypisano automatycznie grupy stanowią osoby prawne z charakterem stanu władania właściciel lub współwłaściciel nie posiadające charakterystycznych ciągów znaków omawianych przy nadawaniu grup w programie KONWERS.
W tym przypadku, jeśli osoba była osobą ogólnie znaną jak:
Koło Łowieckie, Polskie Stronnictwo Ludowe, Strażnica nadawano grupę opierając się tylko na nazwie i charakterze stanu władania, a w trudniejszych przypadkach opierano się na wpisach w dokumentach, głównie aktach notarialnych,
Na liście władających bez podgrupy rejestrowej znajdowały się najczęściej osoby ze starych grup IVaK, IVaP, X i XI. Dopisanie grupy władającym z grup X i XI nie stanowiło problemu. Natomiast trudno było ustalić właściwą podgrupę dla zarządców i użytkowników z grup IV-tych. W myśl rozporządzenia w podgrupach rejestrowych 1.3 i 4.2 mają znajdować się jedynie grunty będące w zarządzie odpowiednio państwowych bądź komunalnych jednostek organizacyjnych. W grupie IVa, oprócz gruntów jednostek organizacyjnych SP lub gminy pozostały jeszcze grunty osób prawnych, które w myśl ustawy z dnia 29 września 1990 roku o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. Nr 79 z późn. zm.) otrzymały grunty w wieczyste użytkowanie, ale prawo to nie zostało jeszcze potwierdzone decyzją wojewody. Grunty te powinny zostać wpisane do podgrup 1.4 i 4.3. Dla prawidłowego ustalenia podgrupy należało określić, czy dana osoba jest jednostką organizacyjną Skarbu Państwa bądź gminy czy też jest to osoba prawna. Ponieważ na podstawie dokumentów z ewidencji gruntów trudno było określić osobowość prawną, przy kwalifikowaniu tych osób do odpowiednich podgrup korzystano z pomocy prawników Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami - Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie.
Po ustaleniu grup i podgrup rejestrowych dane wprowadzono do programu. Następnie sporządzono wydruki osób, które miały inny zapis udziału niż postać "licznik / mianownik" np.: 1/2 z 72/1000; 71,1%; 10,7/100; 1/2+ 1/45 itp. W bazie miasta Szczecina lista ta liczyła około 3200 pozycji. Udziały te zostały przeliczone i doprowadzone do postaci "licznik / mianownik". Ujednolicenie zapisu udziału było konieczne do rozliczania przez program powierzchni w grupach rejestrowych do rocznego wykazu gruntów. Przeliczone udziały wprowadzono do programu. Po uzupełnieniu grup rejestrowych i udziałów wygenerowano nową bazę i uruchomiono nowy program SITGMIN.
Do dnia dzisiejszego oprócz konwersji bazy w MODGiK w Szczecinie przeprowadzono konwersję baz w filii Szczecin oraz Urzędzie Rejonowym w Stargardzie Szczecińskim.
W obu tych jednostkach procent automatycznie nadanych podmiotom i władającym grup rejestrowych był podobny jak MODGiK w Szczecinie. Najtrudniejsze w tej pracy jest to, iż przekształcanie baz jest czynnością bardzo czasochłonną, a prace te muszą być wykonywane szybko, aby czas w którym nie są wprowadzane zmiany w jednostce prowadzącej ewidencję gruntów był jak najkrótszy. Przewidywany termin zakończenia prac przy przekształceniu wszystkich baz w naszym województwie to 30 listopad 1998r. Do 31 grudnia jednostki prowadzące ewidencję gruntów będą musiały sprawdzić, czy suma udziałów w Jednostkach rejestrowych wynosi jeden. Jest to niezbędny warunek do sporządzenia wykazu gruntów na dzień l stycznia 1999 roku.